Produtividade baixa: veja como melhorar sua performance

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A produtividade baixa pode ser um sintoma de um problema mais profundo, que infelizmente não há como determinar precisamente a sua causa, uma vez que cada indivíduo possui particularidades distintas.

Mas, quando pensamos em produtividade, crescimento profissional e pessoal, é essencial estabelecer um caminho claro que não só nos guiará até os nossos objetivos, como também dissipará a confusão mental, que provém da desorganização. 

Veja bem, a baixa produtividade pode ser originada por diversos fatores como os transtornos mentais, depressão, ansiedade, preocupação, etc. 

E também pela falta de foco, organização, planejamento, entre outras coisas.

Porém, se você não sofre de nenhum tipo de transtorno mental, talvez a sua produtividade baixa seja resultado da falta de uma estruturação adequada da rotina, da gestão de tarefas, da otimização do seu tempo, de organização e de foco, principalmente.

Por isso, é preciso adotar metodologias eficazes, realizar uma gestão do tempo eficiente e outras estratégias, para aumentar a produtividade. 

Além disso, a Programação Neurolinguística (PNL) pode ser uma ferramenta valiosa nesse processo, pois as suas técnicas ajudam a eliminar padrões mentais sabotadores que nos impedem de realizar mudanças e sair da zona de conforto.

Entretanto, se você suspeitar de que a produtividade baixa seja resultado de um quadro de ansiedade, preocupação ou qualquer outro incômodo emocional, procure um psicólogo imediatamente para descobrir o que está havendo e encontrar uma solução.

Porque, neste artigo, vamos nos concentrar apenas nos aspectos de gestão e organização, usando metodologias conceituadas como a PNL e a Matriz de Eisenhower, visando ajudá-lo (a) a aumentar a sua produtividade.

Causas da produtividade baixa

O nosso maior erro é não ter o hábito de se planejar, e não digo planejamento de férias, de finanças ou do final de semana.

Embora também haja déficit de planejamento nesses assuntos, eu me refiro, neste momento, ao planejamento da rotina de trabalho, das tarefas e do seu tempo.

Me diz, quantas vezes você parou na noite anterior para organizar as coisas do dia seguinte? Quando foi que, no domingo à noite você dedicou algum tempo ao planejamento da semana?

Não importa como e quando você faz o seu planejamento, o que importa é: se não fizer a produtividade baixa será a sua consequência.

A falta de planejamento, principalmente quando o seu dia a dia é cheio de atividades importantes, o torna imprevisível, as atividades são executadas sem uma hierarquia de prioridade clara e aumenta a sensação de estar correndo contra o tempo.

Como resultado, isso pode levar a sobrecarga mental, estresse e atrasos, que podem custar para você e para a organização onde trabalha.

Por isso, o planejamento é necessário e deve ser feito semanal ou diariamente, e sempre pautado em metas específicas que serão como luzes no caminho. 

Vamos entender a importância de definir metas claras para resolver o problema com a produtividade baixa, acompanhe.

A Importância das Metas Claras 

O estrategista, escritor e palestrante motivacional estadunidense, Tony Robbins, afirma em seu livro: “Awaken the Giant Within” (1991), que “metas são como ímãs, elas atraem o que você precisa e afastam o que você não quer“. 

Essa citação destaca a importância de ter metas claras e específicas como parte do processo de elaboração do planejamento e da gestão do tempo. 

Afinal, metas bem definidas nos direcionam e ajudam a focar nossos esforços nas atividades mais importantes, ou seja, aquelas que vão nos levar ao cumprimento da meta.

Por isso, muito mais do que apenas listar as tarefas da semana ou do dia em questão, você precisa se perguntar: “o que eu espero atingir ao executar essas tarefas?” ou “Porque essa atividade é mais importante que a outra?”

E não me diga que: “Minha meta é terminar todas as tarefas da minha lista”, isso não é meta, é seu dever.

Se você está executando uma atividade, é sinal que ela deve ter certa importância para um determinado resultado, certo?

Então, que resultado é esse? Aumentar as vendas? Atrair mais clientes? Melhorar o processo de trabalho? Garantir que todos recebam dentro do prazo? Melhorar sua vida? Salvar seu casamento? Encontrar um amor?

O planejamento não se trata apenas de definir uma lista de tarefas, mas entender por que cada ação será executada e quais resultados elas vão gerar.

Isso resolve a produtividade baixa, porque cada atividade deixa de ser só mais uma dentre as dezenas que precisam ser feitas, e passam a ser um pequeno movimento, que em conjunto com outras atividades, levará você, sua equipe e a sua empresa para mais próximo da meta estipulada.

Dessa forma, você ganha uma motivação diária, mantendo-o engajado, resoluto e proativo. Porque, no final das contas, não é só mais uma tarefa, na verdade, é um passo importante para a realização de algo muito maior.

Produtividade baixa: como a PNL e a priorização de tarefas podem ajudar?

Agora que entendemos a importância das metas para a elaboração de um bom planejamento, precisamos aprender a priorizar as tarefas.

Afinal, é possível que mesmo após montar um bom plano e definir metas específicas e claras, a produtividade baixa ainda persista.

Isso acontece porque a falta de priorização das atividades, pode levá-lo (a) a fazer atividades de pouca importância e não urgentes em primeiro lugar, e acabar comprometendo a conclusão de atividades muito importantes e urgentes, fazendo com que você tenha tempo insuficiente para entregar um resultado de qualidade, e pior, atrasar a entrega.

E, claro, no final isso irá comprometer a concretização da meta dentro do prazo planejado.

Felizmente, a PNL oferece algumas ferramentas para identificar e priorizar tarefas com base em sua importância e urgência. 

E uma das mais valiosas para isso é a Matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey em seu livro “The 7 Habits of Highly Effective People” (1989), veja como utilizar essa ferramenta a seguir.

Como Utilizar a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower categoriza as tarefas em quatro opções:

1. Importante e Urgente:

Tarefas que demandam ação imediata, com grande impacto no cumprimento da meta.

2. Importante, mas Não Urgente:

Tarefas que são essenciais para o progresso a longo prazo, mas que não precisam ser feitas imediatamente. 

3. Não Importante, mas Urgente:

Tarefas que requerem atenção imediata, mas que não contribuem significativamente para a meta a longo prazo. 

4. Não Importante e Não Urgente:

Tarefas que são distrações e não têm impacto significativo. 

Vamos aprender como aplicar esse método corretamente com um exemplo prático para não restar mais nenhuma dúvida.

Tenho certeza que após adotar esse método para a priorização das tarefas, a produtividade baixa não será mais um problema.

Exemplo prático de aplicação da ferramenta

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Importante e Urgente	Importante, mas Não Urgente	Não Importante, mas Urgente	Não Importante e Não Urgente
Resolver um problema urgente no trabalho que afeta o projeto atual.	Planejar uma reunião para discutir estratégias de longo prazo.	Responder a e-mails importantes de clientes ou colegas.	Navegar em redes sociais por tempo prolongado.
Lidar com uma emergência familiar.	Atualizar o currículo nas plataformas de emprego para futuras oportunidades de emprego.	Participar de uma reunião de última hora convocada pelo líder.	Assistir vídeos no Tik Tok, Instagram.
Cumprir prazos de projetos com datas de entrega iminentes.	Agendar um check-up médico de rotina.	Ajudar um colega com uma tarefa urgente.	Organizar a área de trabalho do computador ou celular

Perceba que nesta categorização de tarefas, trouxe atividades variadas que se misturam entre trabalho e vida pessoal, e cada uma delas tem a sua devida importância.

A ideia é que você coloque cada atividade no seu devido lugar, começando pelas tarefas Importantes e Urgentes, depois Importantes, mas Não Urgentes e assim por diante.

Dessa forma, você aproveita o período que dispõem de maior energia para começar pelas atividades mais importantes e conforme sua energia vá diminuindo ao passar do dia, seu foco pode ser direcionado para atividades mais triviais e que não exigem muito esforço mental.

E aí, se você tem produtividade baixa, essa organização vai melhorar muito a sua performance.

Implementação da Matriz de Eisenhower 

Primeiramente, para implementar essa matriz no seu dia a dia, recomendo que você crie uma tabela, semelhante a essa que criei.

E depois, siga esses 4 passos abaixo:

1. Liste todas as suas tarefas

Faça uma lista completa dos seus afazeres diários ou semanais, nesta etapa não se preocupe em categorizá-los segundo a Matriz Eisenhower

2. Classifique cada tarefa conforme a Matriz de Eisenhower. 

Agora, sim, pegue sua lista de tarefas e pense sobre a importância de cada atividade, nos resultados positivos de realizá-las e nos negativos de não realizá-las, e segundo as respostas vá definindo a prioridade de cada uma.

3. Respeite a prioridade de cada atividade com base na classificação. 

De nada adianta ter todo o trabalho de classificar suas tarefas se, na prática, você não respeita a priorização que definiu. Exceto em casos muito específicos, procure sempre executar suas atividades conforme o que definiu previamente.

4. Reavalie periodicamente para ajustar suas prioridades

Certas atividades vão se repetir vez após vez, outras podem surgir esporadicamente e até mesmo imprevistos na rotina podem bagunçar esse planejamento. 

Por isso, recomendo que você faça esse planejamento diário ou semanal, e se houver qualquer alteração de prioridade, a sua tabela de classificação deve ser ajustada.

Certamente, a Matriz de Eisenhower vai muito além de resolver o problema com a produtividade baixa, ela nos proporciona mais controle sobre o nosso tempo, energia e esforço.

Benefícios da Matriz de Eisenhower para melhorar produtividade baixa

Sem dúvida, a Matriz de Eisenhower é um método de trabalho muito mais inteligente, que evita diversos problemas emocionais, de relacionamento e de gestão.

Alguns dos principais benefícios dessa ferramenta, são:

1. Priorização de Tarefas: 

A Matriz de Eisenhower ajuda a categorizar as tarefas com base na sua urgência e importância, permitindo que você se concentre no que realmente importa e não se deixe distrair por atividades menos relevantes. 

2. Aumento da produtividade: 

Ao eliminar ou delegar tarefas menos importantes, ou urgentes, você pode dedicar mais tempo e energia às tarefas com um maior impacto nas suas metas e nos seus objetivos. 

3. Redução do Estresse

Organizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência pode reduzir a sensação de sobrecarga, pois você terá um plano claro de ação e saberá exatamente no que focar em cada momento. 

4. Melhor Gestão do Tempo: 

A matriz ajuda a planejar o dia de forma mais eficiente e estratégica, alocando o tempo disponível para atividades que realmente fazem diferença, evitando a procrastinação. 

5. Clareza e Foco: 

A matriz proporciona uma visão clara das suas prioridades, ajudando a manter o foco no que é essencial, evitando distrações. 

6. Tomada de Decisões Racionais:

Com uma visão clara das prioridades, torna-se mais fácil tomar decisões mais racionais sobre onde investir seu tempo e recursos para obter o melhor resultado. 

7. Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional:

Ao gerenciar melhor suas tarefas e tempo, você pode alcançar um equilíbrio mais saudável entre suas responsabilidades profissionais e pessoais. 

De fato, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta poderosa para a gestão eficiente do tempo e das tarefas, promovendo uma abordagem mais estratégica e menos reativa. 

Pois, a partir do momento que você tiver clareza sobre as suas tarefas e a importância de cada uma, a sua produtividade baixa começará a subir novamente, fazendo com que você se sinta competente e realizado em sua função.

Além disso, ganhará o respeito e admiração dos outros por ser uma pessoa tão funcional e produtiva. 

E, anote o que eu digo, se você aplicar o que aprendeu neste conteúdo, as pessoas irão te perguntar o que você faz para conseguir realizar tanta coisa.

Agora, você sabe o SEGREDO, espalhe por aí!

Aproveite ao máximo essa poderosa ferramenta de gestão do tempo para alcançar novos patamares de sucesso e equilíbrio em sua vida