Gestão do tempo: veja como fazer seu dia render 3x mais

A princípio, se você deseja obter resultados e sair da estagnação precisa priorizar a gestão do tempo. Pois, a maneira como você gasta o seu tempo, define quem você é, e quem você será no futuro.

Sendo assim, é preciso que sejamos criteriosos na escolha das atividades que iremos executar durante as nossas 24 horas. No trabalho, normalmente, já temos uma lista de afazeres diários, ficando por nossa conta apenas, definir as prioridades, ou seja, a sua ordem de execução.

Na vida pessoal também temos as atividades rotineiras, contudo temos mais tempo livre e mais liberdade para escolher o que faremos com esse tempo. 

E é nesse ponto que nós devemos tomar cuidado e pôr em prática a gestão do tempo, porque a liberdade de fazer o que bem entendemos, muitas vezes, nos leva a escolher mal as nossas atividades do dia. 

Em muitos casos, as pessoas passam a maioria do tempo nas redes sociais ou vendo televisão, enquanto coisas importantes precisam ser feitas.

Por isso, além de escolher sabiamente as suas atividades diárias em seu tempo livre, também é preciso analisar a quantidade de tempo que você se dedica em cada uma delas. 

Pois, as atividades precisam ser reguladas para você conseguir executar tudo o que precisa fazer, considerando a quantidade limitada de tempo que dispõe.

Entretanto, em tudo o que for fazer em seu dia a dia, priorize sempre a qualidade, e não a quantidade. 

Saiba mais: Produtividade e Qualidade: Entenda mais sobre essa relação

Neste artigo, você vai aprender em detalhes sobre o impacto da gestão do tempo em sua vida, e como o ato de administrar o tempo, um recurso em quantidade finita, pode mudar radicalmente o seu estilo de vida, acompanhe a leitura.

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo refere-se ao processo de planejar e executar, de forma consciente, as tarefas diárias. De modo a controlar a quantidade de tempo gasto em cada uma delas e aumentar a eficiência, efetividade e produtividade.

Assim, o gerenciamento do tempo envolve uma combinação de processos, ferramentas, técnicas e métodos. Além de organização, definição de objetivos e metas, estabelecimento de prazos e, sobretudo, planejamento.

Inicialmente, a gestão do tempo ficava restrita apenas aos negócios ou atividades de trabalho, com o tempo essa prática se estendeu também para a vida pessoal, já que nos permite tirar melhor proveito do nosso tempo.

Então, se você quer mudar a sua vida, realizar os seus sonhos, sair da zona de conforto, eliminar as suas crenças limitantes e ser líder da sua própria vida, pode começar usando o seu tempo de forma consciente e assertiva.

Pois, o tempo é como nossa moeda de troca! Em nosso sistema para obter qualquer produto ou serviço, é preciso dar dinheiro para obtê-los. 

Sendo assim, para qualquer realização que almejamos precisamos dar uma quantia de tempo, que pode ser alta ou baixa, dependendo da complexidade do que se pretende alcançar.

Por isso, fazer a gestão do tempo é tão importante quanto gerir nossos recursos financeiros, porque é através do tempo que aprendemos, amadurecemos, realizamos nossos objetivos e até somos pagos por ele. 

O tempo, ao contrário do dinheiro, não há em quantidade infinita, todos nós estamos com os dias contados. Sendo assim, como você quer gastar a sua vida?

Assista ao filme, “O preço do Amanhã”.

Como o tempo é percebido em outras culturas?

Você sabia que em outras culturas o tempo é percebido de diferentes formas? As diferentes percepções do tempo, afetam como as pessoas fazem a gestão do tempo, por isso vou lhe mostrar 3 percepções distintas do tempo, confira.

Visão linear do tempo

Esta é uma maneira de perceber o tempo fluindo um momento após outro, de modo linear. Essa percepção de tempo é predominante na América, em conjunto com a maioria dos países do norte da Europa como Alemanha, Suíça e Inglaterra.

O comportamento das pessoas com a percepção de tempo linear, tendem a atribuir grande valor ao gerenciamento do tempo produtivo, evitando decisões ou ações, que resultam em perda de tempo.

Devido a essa percepção de tempo, esta cultura é intitulada monocromática, preferindo fazer uma coisa por vez, realizando assim uma gestão do tempo mais produtiva.

Visão de tempo multiativa

Nas culturas multiativas, composta por pessoas comunicativas e impulsivas, que valorizam as relações interpessoais e sentimentos acima de tarefas cumpridas, acreditam que quanto mais atividades ou tarefas forem feitas de uma só vez, será mais produtivo. 

Assim, esta cultura intitulada como policrômica, tem um jeito diferente de fazer a gestão do tempo, optando por abraçar o conceito multitarefa.

Essa percepção de tempo é proeminente na maioria dos países do sul da Europa como Espanha, Portugal e Itália. Nessa formação cultural as pessoas geralmente tendem a gastar mais tempo em coisas que consideram importantes.

Nos negócios, eles fazem longas reuniões, dando pouca importância a sua duração, porque o foco é fazer reuniões de alta qualidade. Em geral, o foco desta cultura tende para a sinergia e criatividade em vez da eficiência.

Visão cíclica do tempo

Curiosamente a visão de tempo cíclica não vê o tempo como linear e não o relaciona a eventos como dias, meses, anos, estações e eventos que acontecem em ocorrências repetitivas, o tempo é visto como cíclico.

Isto é, nesta percepção de tempo ele não é visto como uma perda por que sempre voltará mais tarde, logo essa cultura acredita que há uma quantidade ilimitada deste recurso.

Essa visão de tempo é comum na maioria dos países da Ásia, incluindo Japão e China. A cultura cuja percepção de tempo é cíclica dá mais importância para as tarefas concluídas corretamente.

Portanto, a maioria das pessoas gasta mais tempo pensando nas decisões e no impacto das suas ações, antes de agir.

Principais erros na gestão do tempo

Antes de se tornar gestor do seu próprio tempo, é preciso que você fique atento. Pois, existem alguns erros que minam a eficácia da gestão do tempo e geram escassez de tempo. Veja a seguir quais são esses erros e evite-os a todo custo! 

Procrastinação

A procrastinação é o adiamento de uma ação, sendo normal em casos em que é preciso abrir mão de certas coisas para concluir outras. No entanto, é extremamente prejudicial quando aplicada por preguiça ou má gestão do tempo, o que pode gerar estresse, sensação de culpa, perda de produtividade, vergonha e acúmulo de atividades.

Multitarefa

À primeira vista, ser multitarefa pode ser visto como algo positivo, já que diz respeito à capacidade de alguém executar várias tarefas ao mesmo tempo. No sentido de produção em massa, é ótimo! Mas, no quesito qualidade, será que nos permite executar as atividades com qualidade?

Do ponto de vista da neurociência, o cérebro é incapaz de focar em várias coisas ao mesmo tempo, logo fragmentar a sua atenção em diversas atividades simultaneamente, impede que você se atenha aos detalhes, aumentando a ocorrência de erros.

Leia também: Como ser mais produtivo? Veja 5 formas de fazer mais e melhor

Desordem

A desordem é uma grande inimiga da gestão do tempo, porque em meio aos caos é impossível saber para onde direcionar nossa atenção e, consequentemente, fica mais difícil otimizar o nosso tempo. Além de gerar sentimentos como falta de controle sobre o ambiente, confusão mental, ansiedade e estresse.

Não ter objetivos e metas

Os objetivos são o destino a que se deseja chegar, e as metas são as setas apontando o caminho para se chegar ao destino. Portanto, não ter este ponto de chegada é como deixar a sua vida sem direção, é como caminhar sem rumo, sem pretensão de chegar a lugar algum.

Falta de foco

O foco é um estado mental em que prestamos atenção a uma única tarefa, ignorando as distrações. Logo, uma pessoa desfocada tende a se dispersar entre uma coisa e outra, levando mais tempo e gastando mais energia para concluir as suas atividades. E isso, obviamente, traz diversos prejuízos para a saúde mental da pessoa, e a gestão do tempo fica comprometida.

Saiba mais: Como treinar o foco? Conheça 6 atitudes para fortalecer o foco

Vantagens da gestão do tempo

A gestão do tempo é o que difere as pessoas que atingem os seus objetivos, das que mal saem do lugar, deixando os seus sonhos apenas na imaginação. 

A administração correta do tempo pode abrir novos caminhos em sua vida, te tornar uma pessoa muito melhor e te levar a conquistar as suas necessidades em bem menos tempo, se souber gerir o seu tempo.

Veja algumas vantagens que a administração do tempo pode proporcionar para a sua vida: 

1. Melhora do desempenho e da eficiência: uma vez que você começa encarar o tempo como uma moeda de troca, você passa a investir este recurso no que é realmente importante, melhorando os resultados das suas tarefas.
2. Fidelidade nos prazos: ao fazer a gestão do tempo, você alinha as suas prioridades, dando foco maior para aquelas demandas com prazos mais próximos, evitando que você atrase a entrega.
3. Redução do estresse e da ansiedade: organizando o seu tempo, será possível eliminar o excesso e o acúmulo de atividades e cobranças por atrasos, o que irá melhorar a sua saúde mental. 
4. Maior tempo livre: a gestão do tempo vai ajudar você a estruturar as suas tarefas de forma inteligente, focando no que é necessário e eliminando o que é desnecessário, dando-lhe mais tempo para curtir seu tempo livre.
5. Melhora a sua reputação: gerir o seu tempo vai permitir que você entregue as demandas no prazo, melhore a qualidade do seu trabalho, seja mais organizado, focado e equilibrado. Dessa forma, os outros passarão a te ver como alguém confiável, competente e dificilmente terá a sua capacidade questionada.

Como fazer a gestão do tempo para atingir os seus objetivos?

A princípio, pode ser que no início fazer a gestão do tempo seja complicado e um tanto restritivo, já que precisará estar sempre priorizando as suas atividades, de modo a reduzir o tempo gasto em coisas, digamos, superficiais.

Mas, depois que pegar o jeito, notará que a administração do tempo se trata de organização, dando a você muito mais liberdade, evitando que você perca o seu tempo e se torne refém do excesso de demandas, da correria para dar conta das atividades e das coisas triviais, fazendo-o investir boa parte do seu tempo naquilo que te faz prosperar.

Então, vamos ver alguns passos para você começar a fazer a gestão do tempo de forma eficaz e consiga atingir os seus objetivos, acompanhe.

1º organize-se para começar a administrar o tempo

O primeiro passo é organizar as atividades para começar a se encontrar e direcionar o seu tempo de forma mais assertiva.

Portanto, liste tudo o que pretende fazer no dia em questão, essa deve ser uma tarefa diária, para que você possa começar o dia focando nas atividades mais prioritárias.

Os post-its são uma alternativa bem interessante para essa finalidade, porque são bastante visuais e permitem organizar as tarefas de forma mais fácil. 

Assim, você pode anotar cada tarefa em um post-it com cores diferentes, por exemplo, o vermelho significa prioridade, amarelo urgente e o laranja, importante. Depois, você pode colar esses post-its na sua mesa de trabalho, na parede ou em uma lousa, onde eles possam ficar visíveis.  

Mas, você também pode anotar as suas atividades em um caderno ou usar algum software de gestão de tarefas como o Trello. Sobretudo, é importante observar o que funciona para você, não importa qual método vai adotar para fazer a sua organização e otimizar a sua gestão do tempo.

O que importa é que você consiga ter uma visão geral de tudo o que precisa fazer, e definir as prioridades e os prazos, para só então partir para a execução das atividades.

Porém, se ainda não tem um objetivo claramente definido, antes de executar essas atividades, vamos para o segundo passo, que é a definição de objetivos. 

Isso vai ajudar você a identificar qual tarefa realmente merece ser executada, aquelas que não conversam com o seu objetivo podem, talvez, ser descartadas ou executadas depois que as prioridades forem feitas.

2º Defina objetivos para melhorar a eficácia da gestão do tempo

A definição de objetivos, principalmente na vida pessoal, nos ajudam a otimizar as nossas tarefas e economizar tempo. Quem não tem objetivos, muitas vezes faz diversas coisas, mas não chegam a lugar algum.

Se você não souber para onde está indo, ou não tiver isso bem claro na sua cabeça, a chance de conquistar esse objetivo diminui drasticamente, e o seu tempo será desperdiçado.

Lembre das palavras do gato quando se dirigiu a Alice, no filme Alice no País das Maravilhas: “Quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve.”

Então, responda à seguinte questão, pois ela vai nortear a sua gestão do tempo:

1. Qual é o objetivo? — Pense na sua vida atual, que coisas você poderia conquistar e melhorar a sua condição de vida? Assim, que identificar a principal realização, que pode tirar você da sua atual condição, esse será o seu objetivo!

Após identificá-lo, pergunte-se:

• Esse objetivo é específico? — Neste caso, o objetivo precisa ser bem detalhado, para ser específico. Se o seu objetivo é comprar um carro, por exemplo, qual será a cor? Qual o modelo? Será novo ou usado? Qual o valor? Quanto mais específico melhor!
• O seu objetivo é mensurável? — O que vai indicar que você está progredindo em direção ao seu objetivo? No exemplo da compra do automóvel, um bom indicador seria o aumento mês a mês do saldo na poupança, a depender do objetivo é importante ter mais de um indicador, no máximo 3.
• O objetivo é alcançável? — Diante dos recursos que você dispõe, financeiro, social, material e de tempo, permite que você alcance esse objetivo?
• Este objetivo é relevante? — Ele vai melhorar aspectos importantes da sua vida? Vai te tornar uma pessoa melhor? Como ele impactará a sua vida?
• Qual o prazo para conquistar esse objetivo? — Não coloque um prazo muito longo ou muito curto, tente encontrar um meio-termo.

3º Planeje-se para fazer a gestão do tempo

Por fim, estando com todas as atividades listadas e com o seu objetivo definido, é hora de realizar o planejamento para otimizar a sua gestão do tempo. O planejamento é a elaboração de um plano, um documento por escrito com as ações necessárias para se atingir um objetivo.

Dessa forma, o planejamento permite que nós percebamos a realidade, avaliemos as alternativas para atingir os objetivos e reavaliemos as ações e decisões para se adaptar aos desafios.

E para fazer o planejamento é preciso criar um roteiro, também conhecido como Roadmap, sendo preciso que você se imagine no futuro conquistando o seu objetivo, e vá retrocedendo ação por ação até chegar ao momento atual. 

O objetivo desta ferramenta é identificar quais foram as ações necessárias que lhe permitiram chegar no futuro imaginado. Para facilitar, desenhe uma linha horizontal e para cada ação marque uma bolinha e descreva qual foi a ação, vá fazendo assim até chegar à atualidade.

Estando pronto, você terá em mãos um mapa que irá facilitar a sua gestão do tempo. Então, olhe para as suas atividades atuais e veja quais delas contribuem para você atingir o seu objetivo. Aquelas que não contribuem e só tomam tempo, devem ser substituídas pelas ações que identificou no roteiro.

Portanto, agora é só estruturar uma rotina para executar essas atividades, lembrando sempre de começar pelas mais prioritárias, e ir executando-as de forma consistente até atingir o seu objetivo.

Ferramentas para ajudar na gestão do tempo

A partir de agora você vai conhecer algumas ferramentas bastante úteis para realizar a sua gestão do tempo, confira.

Análise ABCD

Esta técnica vai ajudá-lo (a) a definir a prioridade das suas tarefas, categorizando-as em grupos marcados como A, B, C e D. Assim, cada letra tem o seguinte significado:

• A — Tarefas percebidas como urgentes e importantes
• B — Tarefas que são importantes, mas não urgentes
• C — Tarefas que não são importantes, mas urgentes
• D — Tarefas sem importância e sem urgência

Dessa forma, as tarefas marcadas com A devem ser realizadas primeiro e depois às outras, seguindo a ordem alfabética. Isso vai facilitar a sua gestão do tempo!

Método POSEC

O nome POSEC é um acrônimo das palavras: Priorizar, Organizar, Simplificar, Economizar e Contribuir. Este método baseia-se na hierarquização das ações, ajudando-o a organizar as suas tarefas da seguinte forma:

• Priorizar seu tempo e definir sua vida por objetivos.
• Organizar coisas que você tem que realizar regularmente para ser bem-sucedido (família, finanças, social, profissional e pessoal).
• Simplificar coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer (trabalho e tarefas).
• Economizar coisas que você deve ou pode até gostar de fazer, mas não são urgentes (passatempos e socialização).
• Contribuir prestando atenção às poucas coisas restantes que fazem a diferença (obrigações sociais).

Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é essencial na gestão do tempo, visando o trabalho ininterrupto por 25 minutos e pausas regulares de 5 minutos, após o término desse tempo. 

Então, para colocar essa técnica em prática ligue o cronômetro e trabalhe focado por 25 minutos, ou pelo tempo que conseguir se manter concentrado na tarefa. Ao terminar o tempo de trabalho estabelecido, pause por 5 minutos ou no máximo 15 minutos. 

Kanban

O método Kanban vai ajudá-lo a acompanhar o andamento das suas atividades e otimizar a sua gestão do tempo. Este método é bastante visual e interativo, na qual você separa as suas atividades em três colunas, sendo elas:

• A fazer
• Em processo
• Feito

Dessa forma, todas as atividades pendentes, você irá colocar na coluna: A fazer, as atividades que estiver realizando colocará na coluna: Em processo e quando finalizar mova para coluna: Feito. O Trello, citado anteriormente, é um software de gestão gratuito excelente para aplicar esse método, vale a pena conhecer.

Certamente, se você passar a enxergar o tempo como um recurso, que você investe para ter algo em troca no médio ou longo prazo, assim como o dinheiro, você passará a pensar sobre quais atividades e hábitos merecem o seu precioso tempo. E aí, fazer a gestão do tempo será muito mais fácil!

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