Método GTD: O segredo para uma vida organizada e produtiva

Menos de 6 minutos

Primeiramente, você quer ser mais produtivo no seu dia a dia, não é mesmo? O método GTD, criado por David Allen em 2001, é uma das melhores soluções para gerenciar as suas atividades e fazer as coisas acontecerem. 

Ao aplicar os 5 pilares do GTD – coleta, processamento, organização, planejamento e execução – é possível atingir a alta performance. 

Mas, antes de colocar o método GTD em prática, é preciso ter uma mente limpa. Confira como alcançar esse estado mental e comece a aplicar o Getting Things Done para aumentar a sua produtividade!

Como ter uma mente limpa?

A princípio para ter uma mente limpa você deve “pensar somente naquilo que você precisar pensar, e fazer isso na hora certa.” 

💡Saiba mais: Atenção plena: saiba mais sobre esse estado mental poderoso

Essa é a base do método GTD! Se você não aprender a ter uma mente limpa, não importa se você executar corretamente os pilares do Getting Things Done. Pois, a falta de foco vai atrapalhar o processo de execução.

Por exemplo, vamos supor que você está lá na sua mesa de trabalho, executando uma tarefa importante, e de repente se lembra de um convite importante que um amigo lhe fez e você ainda não o respondeu. 

Ao mesmo tempo, chega uma notificação em seu celular. Então, você fica curioso pensando na notificação que acabou de chegar e que precisa ligar para o seu amigo para responder o convite.

Nesta situação, a sua mente não está limpa e muito menos tranquila, sua atenção está fragmentada entre o que está fazendo, a notificação, o frequente lembrete de que precisa ligar para o seu amigo, entre outros devaneios.

O método GTD não faz milagres, você precisa treinar o seu foco!

Afinal, sua produtividade seria muito melhor se estivesse pensando apenas na atividade que está executando, concorda comigo? 

E mais, se você está executando a sua atividade e costuma interrompê-la para executar o que pensou, ou seja, lembra do amigo para a atividade e liga para o amigo, recebe notificação para atividade e checa notificação.

Se você faz isso, e muitas pessoas o fazem, você perde cerca de 30% da sua produtividade tentando executar duas ou mais atividades simultaneamente.

Portanto, ter uma mente limpa é focar em uma coisa de cada vez, e na hora certa. Quando você aprender a fazer isso, o método GTD irá potencializar a sua produtividade de uma forma surpreendente.

Como aplicar os pilares do método GTD?

Agora que você sabe que precisa ter uma mente limpa para aplicar o método GTD, você está pronto para conhecer os seus 05 pilares, confira

1º Passo do método GTD: Coleta

O método GTD nos ensina a parar de usar o cérebro para guardar informações, para executar ações!

A tarefa de guardar informações deve ser delegada a um bloco de notas, papel, caderno, celular ou agenda, é para isso que servem essas coisas. 

Então, este primeiro passo do método GTD consiste na coleta de informações, aqui a ideia não é executar nada, apenas documentar o que lhe vier à mente.

Portanto, se tiver malhando e lhe ocorrer uma ideia, anote! Se estiver conversando com um amigo e lembrar de uma pendência importante, anote!

Use o que você tiver no momento para documentar essas informações!

Pois, a ideia é tirar todas as informações da sua cabeça para mantê-la limpa, de modo que você possa estar 100% presente ao que estiver fazendo, sem se preocupar com algo que esteja passando pela sua mente.

💡Saiba mais: Descubra uma técnica poderosa para acabar com as preocupações

Ao final deste conteúdo irei disponibilizar uma planilha que contém uma aba chamada Caixa de Entrada, nela você poderá centralizar todas as informações coletadas.

2º Passo do método GTD: Processar

O segundo pilar do método GTD, é o processamento. Então, após a coleta de informações, você irá filtrá-las em um processo sofisticado de processamento.  

Por isso, é importante reunir todas as informações, onde quer que as tenha anotado, e colocá-las na caixa de entrada da planilha. Porque é a partir dali que você vai começar o processamento das informações.

Então, neste segundo passo faça o seguinte com as informações coletadas:

1. Reúna as informações em um único lugar

Reúna as informações anotadas no celular, em papéis, cadernos e afins, e coloque na caixa de entrada da planilha.

2. A anotação é acionável?

Depois, pegue cada uma das anotações e analise se ele é acionável. Isto é, se você pode ou não tomar alguma ação a partir daquela anotação.

3. O que fazer se ela não for acionável?

Caso a anotação em questão não seja acionável, ela pode ter dois destinos, a sua total exclusão ou a incubação. Caso ela seja incubada, mova para aba: “talvez um dia”, nesta lista estarão anotações com intenção de realização, porém para um futuro próximo.

4. O que fazer se ela for acionável?

Contudo, se ele for acionável e demandar apenas uma ação, defina “qual é a próxima ação”, se levar menos de dois minutos faça imediatamente.

Caso contrário, liste a ação na aba “próximas ações” e execute por ordem de prioridade. 

E se a tarefa demandar um agendamento, defina a data e o horário e mova para a aba “agendamento”. 

Verifique também se a tarefa pode ser delegada, se puder mova para a aba “lista de espera”, coloque o nome da tarefa e do profissional responsável.

5. O que fazer se ela for acionável e exigir vários passos?

A princípio, se a tarefa for acionável e exigir vários passos, ela se tornará um projeto. Então, mova a anotação para aba: “projetos”! 

Sendo um projeto, será preciso fazer um planejamento para definir as ações necessárias para a sua execução. 

Assim que as ações estiverem definidas, coloque na lista apenas a próxima ação do projeto. 

E conforme for concluindo as ações remova elas da lista e coloque a próxima, vá fazendo assim até concluir todas as ações necessárias para a finalização do projeto.

Para aplicar o método GTD com assertividade, na planilha irei deixar uma exibição estruturada deste fluxo de processamento para você conseguir aplicá-lo sem muitas complicações.

3º Passo do método GTD: Organizar

É impossível aplicar o método GTD sem organização, você viu no passo anterior o quanto é minucioso o processamento de uma única anotação. 

Essa organização é fundamental para que você tenha muito claro o que fazer e quando fazer. Assim, com o mapeamento claro das ações a serem executadas é improvável você se perder ou deixar de concluir uma atividade importante.

E melhor ainda, essa organização permite que você aproveite melhor o tempo com a sua família e amigos, sem se preocupar com pendências do trabalho, uma vez que você tem tudo sob controle.

Mas, se quiser melhorar ainda mais essa organização, você pode organizar as suas anotações em micro categorias como: família, trabalho, lazer, amigos, eventos, etc.

Desse modo, você pode executar as ações para a conclusão das atividades de determinadas categorias em dias e horários mais convenientes. 

4º Passo do método GTD: Planejar

O Planejamento também é fundamental para o método GTD, nenhuma ação é iniciada sem antes ser planejada e analisada com cautela. 

Pois, muitas ações que achamos ser importantes e de extrema urgência, são, na verdade, apenas resultado de uma cabeça ansiosa e preocupada.

Sendo assim, ao planejar suas atividades você tem a oportunidade de avaliar se tal atividade tem alguma importância real, quais são as consequência de não executá-la, como ela contribui para o resultado geral na sua vida profissional ou pessoal.

5º Passo do método GTD: Executar

O método GTD é estruturado para a ação, com planejamento e organização você tem muito mais clareza para agir com confiança.

Portanto, após concluir todas as etapas do processamento, você deve começar imediatamente a execução das atividades no dia e horário que se propôs a fazer.

Isso irá impedir o acúmulo de atividades, a entrega dentro do prazo estipulado e a realização dos seus projetos com máxima eficiência.

Por fim, como prometido vou disponibilizar uma planilha gratuita para que você consiga aplicar o método GTD de forma fácil e descomplicada. Dentro da planilha, há uma ilustração do fluxo de processamento das anotações, que vai elucidar melhor tudo o que foi explicado no segundo passo.

Então, preencha a formulário abaixo e faça o download agora da sua planilha, para começar a aplicar o método Getting Things Done.