Matriz de Eisenhower: domine a arte de priorizar tarefas

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A princípio, se você espera ser mais produtivo, deve aprender a usar a Matriz de Eisenhower para priorizar suas tarefas.

Pois, a falta de priorização das atividades, pode levá-lo (a) a fazer atividades de pouca importância e não urgentes em primeiro lugar.

E acabar comprometendo a conclusão de atividades muito importantes e urgentes, fazendo com que você tenha tempo insuficiente para entregar um resultado de qualidade, e pior, atrasar a entrega.

O que pode comprometer a concretização dos objetivos relacionados a essas atividades.

Além disso, listar e priorizar as suas atividades diárias ou semanais, evita que você se sinta perdido, sem saber por onde começar e esqueça de fazer coisas importantes que podem gerar dor de cabeça para você.

Felizmente, a Matriz de Eisenhower consegue mitigar essa desorganização com facilidade e proporcionar mais clareza e foco. 

Portanto, vamos entender um pouco mais a respeito dessa ferramenta, acompanhe a leitura.

Quem criou a Matriz de Eisenhower?

O 34º Presidente dos Estados Unidos, também general condecorado com 5 estrelas durante a Segunda Guerra Mundial, Dwight D. Eisenhower, apresentou a ideia do que mais tarde seria a Matriz de Eisenhower.

Em um discurso em 1954, Eisenhower disse: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.  Fonte – Asana.

Mais tarde, o autor do livro: “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes“, Stephen Covey, usou a ideia de Eisenhower para criar o que viria a ser a mais popular ferramenta de gestão de tarefas, conhecida hoje como Matriz de Eisenhower.

E se você pensa que essa é uma ferramenta complicada de usar no dia a dia, sinto muito lhe contrariar, mas ela é bastante simplificada e pode ser aplicada em poucos minutos, veja como funciona a sua estruturação.

Como estruturar a Matriz 

A Matriz de Eisenhower categoriza as tarefas em quatro opções:

1. Importante e Urgente:

Tarefas que demandam ação imediata, com grande impacto no cumprimento da meta.

2. Importante, mas Não Urgente:

Tarefas que são essenciais para o progresso a longo prazo, mas que não precisam ser feitas imediatamente. 

3. Não Importante, mas Urgente:

Tarefas que requerem atenção imediata, mas que não contribuem significativamente para a meta a longo prazo. 

4. Não Importante e Não Urgente:

Tarefas que são distrações e não têm impacto significativo. 

Tenho certeza que após adotar esse método para a priorização das tarefas, a desorganização não será mais um problema.

Implementação da Matriz de Eisenhower 

Primeiramente, para implementar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia, recomendo que você crie um quadro separado em 4 partes, que serão nomeados segundo a estruturação explicada anteriormente. 

Aqui está um modelo para você imprimir:

E depois, siga esses 4 passos abaixo:

1. Liste todas as suas tarefas

Faça uma lista completa dos seus afazeres diários ou semanais, nesta etapa não se preocupe em categorizá-los segundo a Matriz Eisenhower

2. Classifique cada tarefa conforme a Matriz de Eisenhower. 

Agora, sim, pegue sua lista de tarefas e pense sobre a importância de cada atividade, nos resultados positivos de realizá-las e nos negativos de não realizá-las, e segundo as respostas vá definindo a prioridade de cada uma.

3. Respeite a prioridade de cada atividade com base na classificação. 

De nada adianta ter todo o trabalho de classificar suas tarefas se, na prática, você não respeita a priorização que definiu. Exceto em casos muito específicos, procure sempre executar suas atividades conforme o que definiu previamente.

4. Reavalie periodicamente para ajustar suas prioridades

Certas atividades vão se repetir vez após vez, outras podem surgir esporadicamente e até mesmo imprevistos na rotina podem bagunçar esse planejamento. 

Por isso, recomendo que você faça esse planejamento diário ou semanal, e se houver qualquer alteração de prioridade, a sua tabela de classificação deve ser ajustada.

Certamente, a Matriz de Eisenhower vai muito além de apenas priorizar tarefas, ela nos proporciona mais controle sobre o nosso tempo, energia e esforço.

Benefícios da Matriz de Eisenhower

Sem dúvida, Matriz de Eisenhower é um método de trabalho muito mais inteligente, que evita diversos problemas emocionais, de relacionamento e de gestão.

Alguns dos principais benefícios dessa ferramenta, são:

1. Priorização de Tarefas: 

A Matriz de Eisenhower ajuda a categorizar as tarefas com base na sua urgência e importância, permitindo que você se concentre no que realmente importa e não se deixe distrair por atividades menos relevantes. 

2. Aumento da produtividade: 

Ao eliminar ou delegar tarefas menos importantes, ou urgentes, você pode dedicar mais tempo e energia às tarefas com um maior impacto nas suas metas e nos seus objetivos. 

3. Redução do Estresse

Organizar as tarefas de acordo com sua importância e urgência pode reduzir a sensação de sobrecarga, pois você terá um plano claro de ação e saberá exatamente no que focar em cada momento. 

4. Melhor Gestão do Tempo: 

A matriz ajuda a planejar o dia de forma mais eficiente e estratégica, alocando o tempo disponível para atividades que realmente fazem diferença, evitando a procrastinação. 

5. Clareza e Foco: 

A matriz proporciona uma visão clara das suas prioridades, ajudando a manter o foco no que é essencial, evitando distrações. 

6. Tomada de Decisões Racionais:

Com uma visão clara das prioridades, torna-se mais fácil tomar decisões mais racionais sobre onde investir seu tempo e recursos para obter o melhor resultado. 

7. Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional:

Ao gerenciar melhor suas tarefas e tempo, você pode alcançar um equilíbrio mais saudável entre suas responsabilidades profissionais e pessoais. 

De fato, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta poderosa para a gestão eficiente do tempo e das tarefas, promovendo uma abordagem mais estratégica e menos reativa. 

Pois, a partir do momento que você tiver clareza sobre as suas tarefas, a sua produtividade baixa começará a subir novamente, fazendo com que você se sinta competente e realizado em sua função.

Além disso, ganhará o respeito e admiração dos outros por ser uma pessoa tão funcional e produtiva. 

E, anote o que eu digo, se você aplicar o que aprendeu neste conteúdo, as pessoas irão te perguntar o que você faz para conseguir realizar tanta coisa.

Agora, você sabe o SEGREDO, espalhe por aí!